Lineamientos para la planeación y el control de los procedimientos.

Para ejercer el control, hay que conocer muy bien qué se va a controlar, hay que tener muy en claro cómo es el proceso y qué aspectos del mismo vale la pena medir. Si esta premisa básica no se cumple y solo se ejerce el control por el control mismo, se corre el riesgo de caer en un círculo vicioso que nos llevará a medir absolutamente todo sin un sentido claro. La acción de controlar, no va a otorgar ni va a incrementar el poder, en todo caso éste estará asociado al grado de conocimiento que se posea; por ejemplo de un proceso determinado.

Minimice los procedimientos

Limitar los procedimientos a los que resulten claramente necesarios, ponderando el costo beneficio.

Su aplicación debe basarse en el previo conocimiento del enfoque existente o tradicional analizar el ambiente inmediato involucra una evaluación de la estructura competitiva industrial de la organización, que incluye la posición competitiva de la organización central y sus mayores rivales, como también la etapa de desarrollo industrial. 

El enfoque ya existente o tradicional se basa en la mejora individual de unidades, cargos, áreas, funciones, etc. 

Asegúrese de que son planes

Escribir la meta de manera clara y específica, nos permite ver nuestros logros y lo que necesitamos hacer para llegar al final.

Para lograr nuestras metas es necesario distinguir entre nuestras necesidades.

Los procedimientos son planes y por lo tanto se les debe diseñar para que reflejen y ayuden a lograr los objetivos y políticas de la organización, considerando lo siguiente

  ¿Qué es lo que quiero?

·         ¿Se le ha planeado?

·         ¿Son necesarios?

·         ¿Se diseñaron en forma efectiva y eficiente para lograr los planes?

Analice los procedimientos

Los procedimientos se deben analizar en forma cuidadosa para asegurar un mínimo de duplicación, traslapes y conflictos

La automatización de tareas repetitivas o la programación de funcionalidades singulares es, sin lugar a duda, una de las maneras de minimizar errores, estandarizar resultados y definir procedimientos de trabajo, en definitiva, incrementar la productividad del equipo de diseño.

Reconozca los procedimientos como sistemas

Los procedimientos son la puesta en práctica de la política. Son medidas específicas utilizadas para lograr el objetivo. Se utilizan para guiar las operaciones sin tener gerentes haciendo microgestión con los empleados. Están desarrollados para un usuario específico; cada posición tendrá su propio conjunto de procedimientos operacionales. Indican cómo y cuándo los pasos deben llevarse a cabo para alcanzar los objetivos de una organización.

Cualquier procedimiento incluye un conjunto de actividades interrelacionadas con un propósito especial.

Proporcionar estándares en las actividades operacionales diarias, proporcionan claridad cuando se trata de asuntos y actividades que son fundamentales.

Estime costos

Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimación de costos es una predicción basada en la información disponible en un momento dado. Incluye la identificación y consideración de diversas alternativas de cómputo de costos para iniciar y completar el proyecto.

Para lograr un costo óptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones entre costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de recursos. Por lo general, la estimación de costos se expresa en unidades monetarias, aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las horas o los días de trabajo del personal para facilitar las comparaciones, eliminando el efecto de las fluctuaciones de las divisas. Determina la viabilidad.

Vigile la operación

La capacitación es una inversión que trae beneficios a la persona y a la empresa.

Algunos de esos beneficios para la empresa son los siguientes: Ayuda a prevenir riesgos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa, mejora el conocimiento de los diferentes puestos y, por lo tanto, el desempeño, facilita la comprensión de las políticas de la empresa, ayuda a solucionar problemas e incrementa la productividad y calidad del trabajo.

Esta actividad se desarrolla en las siguientes etapas:

Se puede dar a conocer los procedimientos a quienes deben seguirlos por medio de un manual o en alguna otra forma se debe enseñar a los empleados a operar bajo procedimientos y demostrar su utilidad.

Debe existir una estructura que asegure que las personas comprenden y utilizan procedimientos actualizados, y que los procedimientos están permitiendo llevar a cabo lo que se pretende.