miércoles, 26 de noviembre de 2014

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BARRERAS O LIMITACIONES EN LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Todos los esfuerzos por enmarcar los problemas, situarlo adecuadamente y encontrar una solución correcta, se convierten simplemente en intentos inútiles cuando no se dan ciertas premisas básicas. Las organizaciones no siempre están preparadas para abordar y resolver problemas. Situado en este punto, la estrechez de las condiciones hace que existan soluciones correctas factibles. En líneas generales pueden hablarse de tres tipos de barreras o limitaciones, las ligadas al conocimiento, las conectadas con las personas, en cuanto a sus actitudes y motivación para solucionar el problema, y las organizaciones o de espacio temporal.

Limitaciones debidas al desconocimiento. Las personas difícilmente reconocen carecer de conocimiento para solucionar un problema. Todos creemos poseer capacidad suficiente para abordarlo.

Ignorancia y seguridad parecer ir, por tanto, de la mano, y ser más frecuentes de lo que debieran en las actuaciones de los altos directivos, que suelen pensar que las experiencia es suficiente para abordar los problemas. Los conocimientos técnicos suelen ser muy útiles para medir consecuencias económicas o financieras, pero no debemos olvidar que algunos problemas y sus posibles soluciones poseen fuertes repercusiones sobre personas instituciones que resultan muy difíciles de medir en forma numérica.

La relevancia que cada día está adquiriendo la toma de decisiones en grupo viene inducida, en parte, por la firme creencia de que, utilizando este sistema, pueden sosyarse las creencias (de conocimiento técnico o de experiencia) que cada individuo por separado pudieran tener.

Otras de las cuestiones que dificultan la actitud del grupo y que puede restarle parte de su eficiencia como herramienta para la solución de problemas es la inevitable confrontación de lenguajes diferentes.

En estas circunstancias, el entendimiento entre los miembros del grupo no es una cuestión solo de palabras, y se debe ser consciente de que, por ejemplo, el enfoque técnico, el conocimiento el político provocan discusiones en plano diferentes que no siempre conectan. Como señalan Jarvis y Chávez, sinergia no es corporación; no es trabajar.

DECISION

Tomar decisiones es identificar y seleccionar un curso de acción hará enfrentar un problema específico u obtener ventajas cuando se presenta una oportunidad. La toma de decisión es el proceso de seleccionar un curso de acción entre varias alternativas, para enfrentar un problema o aprovechar una oportunidad.

Resolver problemas puede requerir más de una decisión, y la toma de decisiones siempre enfrenta problemas. Problema es todo aquello que está establecido y bloquea la consecución de los resultados esperados. Un problema surge cuando el estado actual de asuntos difiere del estado esperado o cuando ocurre algún desvió entre lo que percibimos y nuestras expectativas. Oportunidad es una situación que se presenta cuando las circunstancias ofrecen una oportunidad para que la organización supere los objetivos establecidos.

Racionalidad

Decidir implica casi siempre cierta racionalidad personal de quien toma la decisión. Racionalidad significa capacidad de seleccionar los medios necesarios para alcanzar los objetivos que se pretenden. Representa la adecuación de los medios a los fines deseados.

Quien toma decisiones elige una alternativa entre varias. Si escoge los medios apropiados para alcanzar determinado fin, su decisión se considera racional.

Por consiguiente, la racionalidad reside en la elección de los medios (estrategias) más apropiados para conseguir determinados fines (objetivos) y lograr los mejores resultados.

Elementos del Proceso Decisorio

Proceso decisorio es el camino mental que el administrador utiliza para llegar a una decisión. En todas las decisiones existen ciertos elementos que siempre están presentes. Los principales elementos presentes en el proceso de decisión son:

El estado de la naturaleza: las condiciones de incertidumbre, riesgo o certeza que existen en el ambiente que debe enfrentar quien toma la decisión.

El tomador de la decisión: el individuo o grupo que elige una opción entre varias alternativas. Quien toma la decisión siempre está influenciado por la situación en que está envuelto, por sus valores personales y el ambiente social, así como por fuerzas políticas y económicas presentes.

Los objetivos: los fines o resultados que desea alcanzar con sus acciones quien toma la decisión.

Preferencias: los criterios que utiliza quien toma la decisión, para llevar a cabo su elección.

La situación: Los aspectos del ambiente que rodea a quien toma la decisión, muchos de los cuales están fuera de su control, conocimiento o comprensión, y afectan su elección.

Estrategia: el curso de acción que elige quien toma la decisión para alcanzar mejor los objetivos. Depende de los recuso que puede utilizar o disponer.

Resultado: la consecuencia o la resultante d determinada estrategia.

Proceso Decisorio

El proceso decisorio es complejo y se desarrolla en seis etapas:

Identificar la situación: este primer paso de investigación procura elabora un mapa identificar la situación, el problema o la oportunidad. Presenta tres aspectos: definición del problema, diagnóstico de las causas e identificación de los objetivos de la decisión.

Definición de la situación

Diagnóstico de las causas.

Identificación de los objetivos de la decisión

Obtener información sobre la situación: es la búsqueda de información sobre la situación, problema u oportunidad.

Generar soluciones o cursos alternativos de acción: es para desarrollar alternativas de solución, sin evaluarlas o verificar su viabilidad.

Evaluar las alternativas y elegir la solución o curso de acción preferido: se evalúan y se comparan las alternativas, para elegir la más adecuada a la solución.

Transformar la solución o curso de acción elegido en acción efectiva: se implementa la solución elegida, se debe adquirir y asignar los recursos.

Evaluar los resultados obtenidos: se monitorea y evalúan los resultados de la solución.

Ambientes de Decisión: Al tomar decisiones el administrador debe de ponderar y sopesar las alternativas, muchas de las cuales involucran eventos futuros difíciles de predecir, como el comportamiento de los consumidores, la reacción de los competidores, las tasas de interés para los próximos años. El ambiente de decisorio en las organizaciones ocurre generalmente en tres diferentes condiciones o ambientes: certeza, riesgo e incertidumbre.

Ambiente de Certeza: existe cuando la información es suficiente para predecir los resultados de cada alternativa de curso de acción. El administrador conoce su objetivo y tiene información mensurable y confiable sobre las consecuencias o resultados de las diversas alternativas de cursos de acción para resolver el problema.

Ambiente de riesgo: el riesgo ocurre cuando no se pueden predecir con certeza los resultados de las alternativas, sino sólo con cierta probabilidad.

Ambiente de Incertidumbre: en condiciones de incertidumbre, se conoce poco respecto de las alternativas y sus resultados. La incertidumbre existe cuando quien toma la decisión tiene poco o ningún conocimiento o información.

Tipos de Decisión

Diferentes problemas exigen diferentes tipos de decisión. Asuntos rutinarios y cotidianos de menor importancia, como entregas a clientes, devolución de mercancías o pagos de cuentas, se definen a través de un conjunto de procedimientos previamente establecidos: las denominadas decisiones programadas

Las decisiones más importantes, como la localización de una nueva fábrica, las características de un nuevo producto o una estrategia organizacional diferente, requieren una decisión no programada, es decir, una solución específica creada a través de procesos menos estructurados de toma de decisión y de solución de problemas.

HERRAMIENTAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES

El proceso de toma de decisiones se refiere a las actividades necesarias para identificar un problema y solucionarlos, durante este proceso es indispensable la calidad de la información, es decir, el grado de confiabilidad de ésta pues es el punto de partida para la toma de decisiones.

Por lo tanto existen técnicas para comprobar la veracidad de la información ya que así la incertidumbre y el riesgo son menores. La principal ventaja de estas técnicas es que evita los sesgos que pueden ocurrir con el método inductivo (intuitivo).

Esta información se extrae de los tres niveles administrativos:

· Estratégico

· Táctico

· Operacional

A medida que se desciende de nivel los datos son de origen interno y son más objetivos.

Técnicas Cualitativas

Lluvia de Ideas: Técnica efectiva para generar ideas nuevas detectando el problema en forma simple y específica. Se reúne un grupo de personas con el fin de hallar posibles soluciones

Sinéctica: Este método es muy similar a la lluvia de ideas. Sin embargo, la solución al problema se obtiene con un método más estructurado. La sinéctica permite evaluar un problema muy complejo pues este se estudia por segmentos.

Decisión por consenso: Este método es utilizado cuando el conocimiento sobre el problema está repartido entre varias personas, no requiere el acuerdo de todos los miembros pero la decisión debe ser unánime.

Técnicas cuantitativas

Estas herramientas ayudan a aplicar el pensamiento racional para que guíe, ayude y automatice las decisiones y sirvan al gerente a descubrir la solución deseada al problema de la mejor forma, mediante la división de problemas en fragmentos menores, lo cual facilita el diagnóstico.

Las técnicas cuantitativas facilitan el diagnóstico de problemas pero no permite el análisis de los aspectos cualitativos como los aspectos humanos que no se pueden contar en términos numéricos.

La toma de decisiones no es fácil, pues se enfrenta a la incertidumbre y muchas veces los gerentes ven la conducta pasada como un indicador del futuro.

Algunos elementos de apoyo cuantitativos en la toma de decisiones gerenciales son:

La matriz de resultados: Es un instrumento muy utilizado que muestra los posibles resultados que se pueden conseguir, al seguir estrategias en diferentes circunstancias. Cuando una situación está dada en 2 dimensiones, puede emplearse una matriz de resultados. En los cuadros de intersección de la matriz se muestra el resultado de una combinación de estados y estrategias. En caso de que las condiciones sean aleatorias, a cada estado puede asignársele una probabilidad que sea decisiva para determinar la posibilidad de cierto resultado.

Árboles de Decisión: Este método ha sido empleado desde los años 50 por los administradores de organizaciones complejas, en todos sus sistemas o funciones básicas, en especial en las áreas de investigación y desarrollo, en el análisis del presupuesto de inversión y en la investigación de mercados.

Consiste en asignar probabilidades a eventos en condiciones de riesgos o incertidumbre mediante la representación gráfica que ilustra cada estrategia o alternativa a través de una ramificación, parecidas a las ramas de un árbol. Los vértices o nodos representan los eventos de decisión utilizando para esto un cuadro. Los efectos derivados de la decisión se denominan acontecimientos y se representan por medio de un círculo en la siguiente forma: La técnica permite seleccionar la mejor alternativa mediante la comparación de los beneficios económicos de cada rama a partir de:

Los costos condicionales de cada decisión

El cálculo o estimación de probabilidad designada a cada alternativa originada en cada decisión

El valor esperado de cada rama.

El Sistema de Inventarios: Estos ayudan a controlar los costos totales de inventarios y también pueden reducir el costo total de comprar para almacenar, de llevar el inventario y quedarse sin él. Lo que pretende básicamente el sistema de inventarios es ayudar a quien toma las decisiones a buscar el nivel óptimo al ordenar o almacenar inventarios, pues es uno de los mayores problemas que enfrentan los directivos.

Programa Lineal: El objetivo primordial de la Programación Lineal es maximizar o minimizar funciones lineales en distintas variables reales con restricciones, también lineales. Los problemas en Programación Lineal corresponden a situaciones reales en las que se pretende identificar y resolver dificultades para la mejor utilización de recursos limitados y casi siempre costosos.

Es importante tener en cuenta algunos aspectos importantes como:

1. Las corrientes de entrada.

2. Proceso de conversión.

3. Las corrientes de salida.

4. La comunicación de retroalimentación.

Un buen método para plantear problemas de Programación Lineal es la aplicación de un modelo de toma de decisiones y de los más apropiados es el método científico:

DEFINIR EL PROBLEMA

BUSCAR ALTERNATIVAS

EVALUAR ALTERNATIVAS

ELEGIR ALTERNATIVAS

DETERMINAR EL PLAN DE ACCIÓN

COMUNICAR LA DECISIÓN

IMPLEMENTAR LA DECISIÓN

CONTROLAR Y EVALUAR

Se aplica en situaciones como: elegir el trayecto más corto para la distribución de un producto, elegir los elementos más esenciales en la mezcla para obtener un producto.

Lineamientos para la planeación y el control de los procedimientos.

Para ejercer el control, hay que conocer muy bien qué se va a controlar, hay que tener muy en claro cómo es el proceso y qué aspectos del mismo vale la pena medir. Si esta premisa básica no se cumple y solo se ejerce el control por el control mismo, se corre el riesgo de caer en un círculo vicioso que nos llevará a medir absolutamente todo sin un sentido claro. La acción de controlar, no va a otorgar ni va a incrementar el poder, en todo caso éste estará asociado al grado de conocimiento que se posea; por ejemplo de un proceso determinado.

Minimice los procedimientos

Limitar los procedimientos a los que resulten claramente necesarios, ponderando el costo beneficio.

Su aplicación debe basarse en el previo conocimiento del enfoque existente o tradicional analizar el ambiente inmediato involucra una evaluación de la estructura competitiva industrial de la organización, que incluye la posición competitiva de la organización central y sus mayores rivales, como también la etapa de desarrollo industrial.

El enfoque ya existente o tradicional se basa en la mejora individual de unidades, cargos, áreas, funciones, etc.

Asegúrese de que son planes

Escribir la meta de manera clara y específica, nos permite ver nuestros logros y lo que necesitamos hacer para llegar al final.

Para lograr nuestras metas es necesario distinguir entre nuestras necesidades.

Los procedimientos son planes y por lo tanto se les debe diseñar para que reflejen y ayuden a lograr los objetivos y políticas de la organización, considerando lo siguiente

¿Qué es lo que quiero?

· ¿Se le ha planeado?

· ¿Son necesarios?

· ¿Se diseñaron en forma efectiva y eficiente para lograr los planes?

Analice los procedimientos

Los procedimientos se deben analizar en forma cuidadosa para asegurar un mínimo de duplicación, traslapes y conflictos

La automatización de tareas repetitivas o la programación de funcionalidades singulares es, sin lugar a duda, una de las maneras de minimizar errores, estandarizar resultados y definir procedimientos de trabajo, en definitiva, incrementar la productividad del equipo de diseño.

Reconozca los procedimientos como sistemas

Los procedimientos son la puesta en práctica de la política. Son medidas específicas utilizadas para lograr el objetivo. Se utilizan para guiar las operaciones sin tener gerentes haciendo microgestión con los empleados. Están desarrollados para un usuario específico; cada posición tendrá su propio conjunto de procedimientos operacionales. Indican cómo y cuándo los pasos deben llevarse a cabo para alcanzar los objetivos de una organización.

Cualquier procedimiento incluye un conjunto de actividades interrelacionadas con un propósito especial.

Proporcionar estándares en las actividades operacionales diarias, proporcionan claridad cuando se trata de asuntos y actividades que son fundamentales.

Estime costos

Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimación de costos es una predicción basada en la información disponible en un momento dado. Incluye la identificación y consideración de diversas alternativas de cómputo de costos para iniciar y completar el proyecto.

Para lograr un costo óptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones entre costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de recursos. Por lo general, la estimación de costos se expresa en unidades monetarias, aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las horas o los días de trabajo del personal para facilitar las comparaciones, eliminando el efecto de las fluctuaciones de las divisas. Determina la viabilidad.

Vigile la operación

La capacitación es una inversión que trae beneficios a la persona y a la empresa.

Algunos de esos beneficios para la empresa son los siguientes: Ayuda a prevenir riesgos de trabajo, aumenta la rentabilidad de la empresa, mejora el conocimiento de los diferentes puestos y, por lo tanto, el desempeño, facilita la comprensión de las políticas de la empresa, ayuda a solucionar problemas e incrementa la productividad y calidad del trabajo.

Esta actividad se desarrolla en las siguientes etapas:

Se puede dar a conocer los procedimientos a quienes deben seguirlos por medio de un manual o en alguna otra forma se debe enseñar a los empleados a operar bajo procedimientos y demostrar su utilidad.

Debe existir una estructura que asegure que las personas comprenden y utilizan procedimientos actualizados, y que los procedimientos están permitiendo llevar a cabo lo que se pretende.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

Dividir el trabajo entre las personas involucradas:
Agrupar en puestos de trabajo, las obligaciones o responsabilidades de cada persona; combinándolas en forma lógica e eficiente, mediante la creación de departamentos. Esto es sistematizar la empresa.
Aclarar los requisitos y seleccionar al personal adecuado para cada puesto. Simplificando lo más posible las funciones.
Establecer el nivel de autoridad y las funciones de cada individuo del grupo. Es decir jerarquización.
Proporcionar facilidades y recursos
Integrar las actividades de los involucrados en un todo.
Realizar evaluaciones periódicas.
Ajustar la organización según los resultados obtenidos.

Importancia de la organización como una función fundamental dentro de la administración educativa:

La organización permite:

Alcanzar los objetivos del grupo.
Elimina la duplicidad y la lentitud del trabajo.
Crea los canales de comunicación necesarios.
Crea una estructura jerárquica representada en organigramas.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Debemos considerar que la educación como cualquier otra empresa tiene como función prestar un servicio, para lo cual se vale de una estructura que le permite trabajar. Esta estructura es lo que conocemos como administración, entre sus características más importantes están la de ser dinámica y evolutiva; ya que involucra al ser humano directamente. Dentro de cualquier empresa se dan dos tipos de organización que marchan simultáneamente, involucrando a todas las personas dentro de la misma.

Estos tipos de organización son:

La Organización Formal: planificada, oficializada y escrita, generalmente aprobada por un consejo director. Permite la comunicación entre los miembros por medio de manuales de operación, manuales de procedimientos, organigramas, reglamentos internos, etc.

La Organización Informal: es tácita y constituida por las relaciones interpersonales, se establece y fortalece con el trabajo diario, surgiendo en forma espontánea dentro del grupo para responder a situaciones imprevistas por la organización formal.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la organización.

Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.

Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.

Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.